Article 1 — Responsable de traitement

EPIXURE SASU, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 1 000€, dont le siège social est situé au 66 Avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris (France), immatriculée au RCS de Paris, représentée par Jérémie Guillaume Gobin en qualité de Président, est responsable de traitement au sens de l'article 4(7) du RGPD.

Contact RGPD : formulaire de contact

Article 2 — Données collectées

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email ;
• Données de livraison : adresse postale complète, nom du destinataire ;
• Données biographiques : enregistrement audio (supprimé après transcription), transcription, contenu généré, photos optionnelles ;
• Données de paiement : traitées exclusivement par notre prestataire de paiement certifié PCI-DSS — non conservées par Epixure ;
• Livre des Voix — invitation d'un participant : l'organisateur indique le nom et l'adresse email de chaque participant. S'il ne dispose pas de l'email, il peut indiquer son numéro de téléphone : Epixure ne s'en sert jamais pour contacter la personne, il sert uniquement à pré-remplir le message (WhatsApp ou SMS) que l'organisateur envoie lui-même depuis son téléphone. Le participant renseigne ensuite lui-même son adresse email en ouvrant l'invitation ;
• Données de navigation : IP anonymisée, pages visitées, cookies (voir Article 8).
• Mesure publicitaire, uniquement si vous l'acceptez dans le bandeau cookies : pendant nos campagnes, l'outil de notre partenaire publicitaire enregistre vos visites (cookies _fbp et _fbc) ; lors d'un achat, nous lui transmettons depuis nos serveurs le montant, votre adresse email sous forme chiffrée et irréversible (empreinte), votre adresse IP et le type de votre navigateur. Aucune donnée de votre récit, de vos entretiens ou de votre livre n'est transmise ;
• Livre des Voix — livre d’or : si vous déposez un message dans le livre d’or d’un livre, nous enregistrons votre prénom, votre nom (facultatif), votre lien avec la personne célébrée et le texte de votre message. Ils sont transmis à la personne qui organise le livre, et imprimés dans l’ouvrage si elle retient votre message. Vous pouvez laisser votre adresse email (facultatif) : elle sert uniquement à vous envoyer un lien pour relire ou corriger votre message tant que le livre d’or est ouvert ; sans adresse, aucune modification n’est possible après l’envoi. Si vous cochez, en plus, la case pour suivre Epixure, votre adresse est inscrite à notre newsletter (nouveautés et éditions spéciales), avec votre prénom, l’occasion du livre et la date de votre consentement, à cette seule fin ; chaque envoi comporte un lien de désinscription. Aucun numéro de téléphone ne vous est demandé. Avant l’envoi, une relecture orthographique vous est proposée : pour l’établir, le texte de votre message — sans votre nom — est transmis à notre sous-traitant de rédaction, qui ne le conserve pas ; vous restez libre de garder votre texte tel que vous l’avez écrit ;
• Avis de fin de parcours : si vous choisissez de nous laisser un avis à la fin de votre parcours (notes et commentaires, facultatifs), il est enregistré pour notre seul usage interne, afin d'améliorer le service. Il n'est jamais publié.
• Assistant en ligne : si vous échangez avec notre assistant virtuel, le contenu de la conversation est enregistré pour assurer le suivi et améliorer notre service. Si vous choisissez explicitement (case à cocher) d'être recontacté(e), votre adresse email et les informations que vous fournissez sur votre projet sont enregistrées à cette seule fin. Si vous vous inscrivez, depuis l'assistant, à notre newsletter (nouveautés et éditions spéciales), seule votre adresse email est enregistrée, avec la date de votre consentement, à cette seule fin ; chaque envoi comporte un lien de désinscription.
• Newsletter : les adresses inscrites, d'où qu'elles viennent (assistant, livre d'or, site), sont tenues dans une liste à part, distincte des demandes de contact ; elles ne servent qu'à l'envoi de nos nouveautés. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment par le lien présent dans chaque envoi, ou en écrivant à contact@epixure.com.

Article 3 — Finalités et bases légales

• Exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD) : création de compte, traitement commande, fabrication du livre, livraison, emails transactionnels ;
• Obligation légale (Art. 6.1.c RGPD) : conservation des données comptables pendant 10 ans ;
• Consentement (Art. 6.1.a RGPD) : emails marketing — retrait possible à tout moment ;
• Consentement (Art. 6.1.a RGPD et article 82 de la loi Informatique et Libertés) : cookies et mesure de nos campagnes publicitaires — recueilli par le bandeau cookies, que vous pouvez refuser aussi simplement qu'accepter, et retirer à tout moment par le lien « Gérer mes cookies » ;
• Consentement (Art. 6.1.a RGPD) : interaction avec un agent conversationnel à intelligence artificielle — recueilli et horodaté avant chaque entretien et avant la démo vocale proposée par l'assistant en ligne. L'assistant en ligne écrit indique en permanence qu'il s'agit d'un assistant virtuel ;
• Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) : amélioration du service, lutte contre la fraude, et collecte d'avis clients après livraison — votre adresse email est transmise à une plateforme d'avis tierce établie dans l'Union européenne, à seule fin de vous inviter à évaluer votre expérience. Vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir « Vos droits »).

Article 4 — Données biographiques — Régime spécial

Les données biographiques font l'objet d'un traitement renforcé. L'enregistrement audio est supprimé immédiatement après transcription et n'est jamais conservé sur les serveurs Epixure. Pour mesurer ponctuellement la qualité de transcription de notre partenaire de synthèse vocale, son mode « Zero Retention » peut être temporairement désactivé sur des fenêtres d'audit limitées (typiquement quelques jours pour échantillonner plusieurs entretiens consécutifs), durant lesquelles l'audio est conservé jusqu'à 24 heures côté partenaire avant suppression définitive. Ces périodes d'audit ne ciblent pas des entretiens individuels et ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles. Les données transmises aux partenaires IA sont limitées au strict nécessaire pour la rédaction du récit : la transcription, ainsi que le prénom et le nom du sujet du livre. Vos coordonnées de contact (email, téléphone, adresse postale) ne sont jamais transmises aux partenaires IA. Le prénom et le nom étant transmis directement (sans technique de pseudonymisation séparable), ce traitement constitue un traitement de données à caractère personnel au sens du RGPD et reste soumis à l'ensemble des obligations applicables aux sous-traitants.

Aucune donnée biographique n'est utilisée pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, par Epixure ou par ses partenaires. Cette interdiction est contractuellement stipulée dans les DPA conclus avec chaque partenaire.

Article 5 — Durées de conservation

• Transcriptions d'entretien : conservées jusqu'à l'impression du livre, puis 90 jours supplémentaires après l'impression. Si le livre n'est pas imprimé (par exemple un livre cadeau en attente d'activation, ou une commande dont la finalisation est encore en cours), durée maximale de 365 jours depuis la création de la commande. Sur demande explicite (un clic dans l'email de rappel envoyé 7 jours avant la suppression), une extension de 30 jours est possible, renouvelable 2 fois. Au-delà, suppression automatique et irréversible des transcriptions ;
• Données compte client : durée du compte + 3 ans ;
• Données de commande et facturation : 10 ans (obligation légale) ;
• Données brutes biographiques (photos hautes définition, fichiers intermédiaires) : alignées sur la rétention des transcriptions ci-dessus (90 jours post-impression / 365 jours non imprimé, extensions comprises) puis suppression définitive ;
• Livre de bord (notes, dates et anecdotes que vous déposez librement en préparation de vos entretiens, ainsi que les synthèses et éléments structurés qui en sont dérivés) : alignés sur la même durée de conservation que les transcriptions ci-dessus (90 jours post-impression / 365 jours non imprimé, extensions comprises), puis suppression définitive. Ces éléments sont également supprimés lors d'une demande d'effacement de la commande ou du compte ;
• Livre final (PDF, texte validé, métadonnées éditoriales) : conservés au-delà des données brutes, tant que votre compte Epixure est actif et sous réserve de disponibilité de la collection — vous permettant de retrouver votre livre depuis votre compte ;
• Validation horodatée : 5 ans (preuve contractuelle) ;
• Logs de navigation : 13 mois maximum ;
• Conversations avec l'assistant en ligne : 30 jours, puis suppression automatique de l'historique brut. Si vous avez consenti à être recontacté(e), vos coordonnées sont conservées jusqu'au traitement de votre demande, puis selon les durées applicables aux prospects (retrait possible à tout moment). L'adresse inscrite à la newsletter est conservée jusqu'à votre désinscription (la date de votre désinscription est alors conservée à sa place, pour ne plus vous écrire), et effacée avec votre compte client si vous en avez un ;
• Numéro de téléphone d'un participant au Livre des Voix (saisi par l'organisateur pour lui envoyer son invitation) : aligné sur la rétention des transcriptions ci-dessus, puis suppression définitive ; supprimé également lors d'une demande d'effacement ;
• Messages du livre d’or (Livre des Voix) : conservés comme le texte du livre dans lequel ils sont imprimés ; supprimés avec la commande lors d’une demande d’effacement. L’auteur d’un message peut en demander le retrait à contact@epixure.com tant que le livre n’est pas imprimé. L’adresse email laissée pour le lien de retour est conservée avec le message ; l’adresse inscrite à la newsletter suit la règle de la newsletter ci-dessus ;
• Avis de fin de parcours : conservés pour l'amélioration du service ; le texte de vos commentaires est supprimé avec votre compte, seules les notes, anonymes, sont conservées ;
• Mesure publicitaire : cookies _fbp et _fbc conservés 90 jours au plus, effacés si vous retirez votre accord ; les données transmises à notre partenaire publicitaire sont conservées selon sa propre politique ;
• Données de paiement : non conservées par Epixure.

Article 6 — Localisation et transferts de données

Vos données (fichiers, base de données, sauvegardes) sont stockées exclusivement en France, chez un prestataire certifié ISO 27001 et soumis au droit français.

Certains traitements impliquent un transfert vers des sous-traitants pouvant être établis hors de l'Union européenne, notamment pour :

• Synthèse vocale et transcription de l'entretien — mode Zero Retention par défaut côté partenaire (aucun enregistrement conservé après transcription). Pour mesurer ponctuellement la qualité de transcription, ce mode peut être temporairement désactivé sur des fenêtres d'audit limitées (typiquement quelques jours), durant lesquelles l'audio est conservé jusqu'à 24 heures côté partenaire avant suppression définitive
• Génération du texte du livre par modèle d'intelligence artificielle — transcription transmise avec le prénom et le nom du sujet du livre (sans email, téléphone ni adresse postale), aucun stockage côté sous-traitant, interdiction contractuelle d'usage pour l'entraînement de modèles
• Impression et expédition du livre physique

Stratégie multi-fournisseur pour les modèles IA. Pour garantir le niveau de qualité éditoriale et réduire notre dépendance à un fournisseur unique, nous privilégions l'accès à différents modèles d'intelligence artificielle — incluant des solutions basées en France et hors UE. Le fournisseur effectivement utilisé sur une commande donnée dépend du produit choisi et de la disponibilité au moment de la génération. Aucun de ces fournisseurs ne conserve vos données au-delà de la session de génération, et chacun est lié par un Data Processing Agreement (DPA) interdisant l'usage de vos données pour l'entraînement de modèles.

Les transferts vers des sous-traitants établis hors UE sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne (décision 2021/914) ainsi que par des Data Processing Agreements (DPA) spécifiques garantissant : minimisation des données transmises, interdiction d'usage pour l'entraînement de modèles, et droit d'audit.

Données transmises aux sous-traitants d'intelligence artificielle : le prénom et le nom du sujet du livre, ainsi que le contenu de l'entretien — éléments strictement nécessaires à la rédaction du récit. Vos coordonnées de contact (email, adresse postale, téléphone) ne sont jamais transmises à ces sous-traitants : elles sont utilisées exclusivement par notre prestataire d'envoi d'emails (situé en France) et par notre imprimeur partenaire pour la livraison. Le prénom et le nom étant transmis directement (sans technique de pseudonymisation séparable), ce traitement constitue un traitement de données à caractère personnel au sens du RGPD et reste soumis à l'ensemble des obligations applicables aux sous-traitants.

Article 7 — Sécurité des données

• Chiffrement en transit (HTTPS/TLS 1.3) et au repos ;
• Authentification par lien sécurisé (magic link) — aucun mot de passe stocké ;
• Hébergement certifié ISO 27001 ;
• Protection DDoS par infrastructure réseau dédiée ;
• Accès restreint aux seules personnes autorisées ;
• Notification CNIL sous 72h en cas de violation (Art. 33 RGPD).

Article 8 — Cookies

• Cookies nécessaires (connexion à votre espace, langue choisie, paiement) : aucun consentement requis ;
• Cookies de mesure publicitaire (pendant nos campagnes) : déposés uniquement si vous les acceptez ; sans votre accord, rien n'est chargé ni transmis ;
• Aucun cookie de mesure d'audience ni de profilage ;
• Durée maximale : 13 mois. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment par le lien « Gérer mes cookies ». Le détail de chaque cookie figure dans notre politique de cookies.

Article 9 — Protection des mineurs

Le service Epixure est destiné aux personnes majeures (18 ans et plus). Nous ne collectons pas sciemment de données de mineurs. Contact pour signalement : formulaire de contact

Article 10 — Modifications

En cas de modification substantielle affectant vos droits, vous serez informé par email avec un préavis minimum de 30 jours. La version en vigueur est celle accessible sur cette page à la date de consultation.

Article 1 — Data controller

EPIXURE SASU, a simplified joint-stock company with a single shareholder and share capital of €1,000, whose registered office is at 66 Avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris (France), registered with the Paris Trade and Companies Register, represented by Jérémie Guillaume Gobin as President, is the data controller within the meaning of Article 4(7) of the GDPR.

GDPR contact: contact form

Article 2 — Data collected

• Identification data: last name, first name, email address;
• Delivery data: full postal address, recipient's name;
• Biographical data: audio recording (deleted after transcription), transcript, generated content, optional photos;
• Payment data: processed exclusively by our PCI-DSS-certified payment provider — not kept by Epixure;
• Book of Voices — inviting a participant: the organiser enters the name and email address of each participant. If they do not have the email address, they can enter the participant's phone number: Epixure never uses it to contact the person; it is only used to pre-fill the message (WhatsApp or SMS) that the organiser sends from their own phone. The participant then enters their own email address when opening the invitation;
• Browsing data: anonymised IP address, pages visited, cookies (see Article 8).
• Advertising measurement, only if you accept it in the cookie banner: during our campaigns, our advertising partner's tool records your visits (_fbp and _fbc cookies); when you make a purchase, we send it from our servers the amount, your email address in an encrypted, irreversible form (hash), your IP address and your browser type. No data from your story, your interviews or your book is sent;
• Book of Voices — guest book: if you leave a message in a book's guest book, we record your first name, your last name (optional), your relationship with the person being celebrated and the text of your message. They are passed on to the person organising the book, and printed in it if they keep your message. You can leave your email address (optional): it is used only to send you a link to review or correct your message while the guest book is open; without an address, no changes are possible after sending. If you also tick the box to follow Epixure, your address is added to our newsletter (new products and special editions), with your first name, the book's occasion and the date of your consent, for that sole purpose; every mailing includes an unsubscribe link. You are not asked for a phone number. Before sending, a spelling check is offered to you: to prepare it, the text of your message — without your name — is sent to our writing subcontractor, which does not keep it; you remain free to keep your text exactly as you wrote it;
• End-of-journey feedback: if you choose to leave us feedback at the end of your journey (ratings and comments, optional), it is recorded for our internal use only, to improve the service. It is never published.
• Online assistant: if you chat with our virtual assistant, the content of the conversation is recorded for follow-up and to improve our service. If you explicitly choose (tick box) to be contacted, your email address and the information you give about your project are recorded for that sole purpose. If you sign up from the assistant to our newsletter (new products and special editions), only your email address is recorded, with the date of your consent, for that sole purpose; every mailing includes an unsubscribe link.
• Newsletter: subscribed addresses, wherever they come from (assistant, guest book, website), are kept in a separate list, distinct from contact requests; they are used only to send our news. You can unsubscribe at any time via the link in every mailing, or by writing to contact@epixure.com.

Article 3 — Purposes and legal bases

• Performance of the contract (Art. 6.1.b GDPR): account creation, order processing, production of the book, delivery, transactional emails;
• Legal obligation (Art. 6.1.c GDPR): keeping accounting data for 10 years;
• Consent (Art. 6.1.a GDPR): marketing emails — can be withdrawn at any time;
• Consent (Art. 6.1.a GDPR and Article 82 of the French Data Protection Act): cookies and the measurement of our advertising campaigns — collected through the cookie banner, which you can refuse as easily as you accept it, and withdraw at any time with the "Manage my cookies" link;
• Consent (Art. 6.1.a GDPR): interacting with an artificial intelligence conversational agent — collected and time-stamped before each interview and before the voice demo offered by the online assistant. The written online assistant states at all times that it is a virtual assistant;
• Legitimate interest (Art. 6.1.f GDPR): improving the service, preventing fraud, and collecting customer reviews after delivery — your email address is passed on to a third-party review platform established in the European Union, for the sole purpose of inviting you to rate your experience. You can object at any time (see "Your rights").

Article 4 — Biographical data — Special regime

Biographical data is subject to enhanced protection. The audio recording is deleted immediately after transcription and is never kept on Epixure's servers. To occasionally measure the transcription quality of our voice partner, its "Zero Retention" mode may be temporarily disabled during limited audit windows (typically a few days, to sample several consecutive interviews), during which the audio is kept for up to 24 hours by the partner before being permanently deleted. These audit periods do not target individual interviews and are never used to train models. The data sent to AI partners is limited to what is strictly necessary to write the story: the transcript, together with the first and last name of the person the book is about. Your contact details (email, phone, postal address) are never sent to AI partners. As the first and last name are sent directly (without a separable pseudonymisation technique), this processing constitutes processing of personal data within the meaning of the GDPR and remains subject to all the obligations applicable to processors.

No biographical data is used to train artificial intelligence models, by Epixure or by its partners. This prohibition is contractually stipulated in the DPAs concluded with each partner.

Article 5 — Retention periods

• Interview transcripts: kept until the book is printed, then for a further 90 days after printing. If the book is not printed (for example a gift book waiting to be activated, or an order still being finalised), maximum period of 365 days from the creation of the order. On explicit request (one click in the reminder email sent 7 days before deletion), a 30-day extension is possible, renewable twice. After that, transcripts are automatically and irreversibly deleted;
• Customer account data: duration of the account + 3 years;
• Order and billing data: 10 years (legal obligation);
• Raw biographical data (high-resolution photos, intermediate files): aligned with the transcript retention above (90 days after printing / 365 days if not printed, extensions included), then permanently deleted;
• Logbook (notes, dates and anecdotes you freely add to prepare your interviews, and the summaries and structured elements derived from them): aligned with the same retention period as transcripts above (90 days after printing / 365 days if not printed, extensions included), then permanently deleted. These elements are also deleted when you request erasure of the order or the account;
• Final book (PDF, approved text, editorial metadata): kept beyond the raw data, as long as your Epixure account is active and subject to the availability of the collection — so you can find your book from your account;
• Time-stamped approval: 5 years (contractual proof);
• Browsing logs: 13 months maximum;
• Conversations with the online assistant: 30 days, after which the raw history is automatically deleted. If you agreed to be contacted, your details are kept until your request has been handled, then according to the periods applicable to prospects (can be withdrawn at any time). The address subscribed to the newsletter is kept until you unsubscribe (the date you unsubscribed is then kept instead, so we no longer write to you), and is erased with your customer account if you have one;
• Phone number of a Book of Voices participant (entered by the organiser to send them their invitation): aligned with the transcript retention above, then permanently deleted; also deleted on a request for erasure;
• Guest book messages (Book of Voices): kept like the text of the book in which they are printed; deleted with the order on a request for erasure. The author of a message can ask for it to be removed by writing to contact@epixure.com as long as the book has not been printed. The email address left for the return link is kept with the message; an address subscribed to the newsletter follows the newsletter rule above;
• End-of-journey feedback: kept to improve the service; the text of your comments is deleted with your account, and only the ratings, anonymised, are kept;
• Advertising measurement: _fbp and _fbc cookies kept for 90 days at most, deleted if you withdraw your agreement; the data sent to our advertising partner is kept according to its own policy;
• Payment data: not kept by Epixure.

Article 6 — Location and transfers of data

Your data (files, database, backups) is stored exclusively in France, by an ISO 27001-certified provider subject to French law.

Some processing involves transfers to processors that may be established outside the European Union, in particular for:

• Voice and transcription of the interview — Zero Retention mode by default on the partner's side (no recording kept after transcription). To occasionally measure transcription quality, this mode may be temporarily disabled during limited audit windows (typically a few days), during which the audio is kept for up to 24 hours by the partner before being permanently deleted
• Generation of the book's text by an artificial intelligence model — transcript sent with the first and last name of the person the book is about (without email, phone or postal address), no storage by the processor, contractual prohibition on use for training models
• Printing and shipping of the physical book

Multi-provider strategy for AI models. To guarantee the level of editorial quality and reduce our dependence on a single provider, we favour access to different artificial intelligence models — including solutions based in France and outside the EU. The provider actually used for a given order depends on the chosen product and on availability at the time of generation. None of these providers keeps your data beyond the generation session, and each is bound by a Data Processing Agreement (DPA) prohibiting the use of your data to train models.

Transfers to processors established outside the EU are governed by the Standard Contractual Clauses (SCCs) approved by the European Commission (Decision 2021/914) and by specific Data Processing Agreements (DPAs) guaranteeing: minimisation of the data sent, a prohibition on use for training models, and a right of audit.

Data sent to artificial intelligence processors: the first and last name of the person the book is about, and the content of the interview — elements strictly necessary to write the story. Your contact details (email, postal address, phone) are never sent to these processors: they are used exclusively by our email provider (located in France) and by our partner printer for delivery. As the first and last name are sent directly (without a separable pseudonymisation technique), this processing constitutes processing of personal data within the meaning of the GDPR and remains subject to all the obligations applicable to processors.

Article 7 — Data security

• Encryption in transit (HTTPS/TLS 1.3) and at rest;
• Sign-in by secure link (magic link) — no password stored;
• ISO 27001-certified hosting;
• DDoS protection by a dedicated network infrastructure;
• Access restricted to authorised persons only;
• Notification to the CNIL within 72 hours in the event of a breach (Art. 33 GDPR).

Article 8 — Cookies

• Necessary cookies (sign-in to your account, chosen language, payment): no consent required;
• Advertising measurement cookies (during our campaigns): set only if you accept them; without your agreement, nothing is loaded or sent;
• No audience measurement or profiling cookies;
• Maximum duration: 13 months. You can change your choice at any time with the "Manage my cookies" link. Details of each cookie are in our cookie policy.

Article 9 — Protection of minors

The Epixure service is intended for adults (18 and over). We do not knowingly collect data from minors. To report a concern: contact form

Article 10 — Changes

In the event of a substantial change affecting your rights, you will be informed by email with at least 30 days' notice. The version in force is the one available on this page on the date it is consulted.